Hausverwaltung beauftragen: Kosten und Leistungen
Wann brauche ich eine Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung macht Sinn, wenn Sie zu wenig Zeit haben, weit von der Immobilie entfernt wohnen oder die rechtlichen und technischen Anforderungen überfordern. Als Faustregel: Ab 3–5 Einheiten rechnet sich eine professionelle Verwaltung für die meisten Vermieter.
Arten der Hausverwaltung
- Kaltmiete korrekt ansetzen: Orientieren Sie sich am lokalen Mietspiegel. Liegt Ihre Miete mehr als 20 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete, riskieren Sie rechtliche Konsequenzen nach dem Mietrecht.
- Kaution rechtssicher abwickeln: Die Kaution darf maximal 3 Nettokaltmieten betragen und muss zinsbringend separat vom Eigenvermögen angelegt werden.
| Verwaltungsart | Für wen | Kosten ca. |
|---|---|---|
| Mietverwaltung (WEG) | Eigentümergemeinschaften | 20–35 €/Einheit/Monat |
| Sondereigentumsverwaltung | Einzelne Wohnungsvermieter | 20–30 €/Einheit/Monat |
| Vollverwaltung Mietshaus | Mehrfamilienhaus-Eigentümer | 4–8 % der Bruttomiete |
| Online-Verwaltungstools | Selbstverwaltung digital | 10–30 €/Monat pauschal |
Was eine Hausverwaltung leistet
- Mietvertragsabschlüsse und Kündigung bearbeiten
- Betriebskostenabrechnung erstellen
- Mieteingänge überwachen und Mahnungen versenden
- Handwerker beauftragen und überwachen
- Eigentümerversammlungen vorbereiten und durchführen (WEG)
- Jahresabrechnung erstellen
- Mieterhöhungen prüfen und durchsetzen
Worauf Sie bei der Auswahl achten
- IVD-Mitglied oder ähnliche Verbandszugehörigkeit
- Referenzen: Wie viele Einheiten verwaltet der Verwalter?
- Transparenz der Abrechnung: Monatliche Kontoauszüge einsehbar?
- Reaktionszeit: Wie lange bis zur Rückmeldung bei Problemen?
- Vertragsgestaltung: Laufzeit, Kündigungsfrist (max. 1 Jahr)
Mehr zur WEG-Verwaltung speziell: WEG-Ratgeber. Zur Betriebskostenabrechnung: Betriebskostenabrechnung Fehler.
Was eine professionelle Hausverwaltung konkret macht
Viele Vermieter unterschätzen den Zeitaufwand der Immobilienverwaltung. Eine Studie des IVD schätzt, dass Vermieter ohne Verwaltung durchschnittlich 5–8 Stunden pro Monat und Einheit aufwenden. Bei 5 Wohnungen sind das schnell 40 Stunden monatlich — ein halber Vollzeitjob.
Aufgaben der Hausverwaltung im Detail
| Bereich | Konkrete Aufgaben | Zeitaufwand/Monat |
|---|---|---|
| Mieter-Kommunikation | Anfragen, Beschwerden, Kündigungen, Übergaben | 3–6 Std. |
| Buchhaltung | Mieteingänge prüfen, Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung | 2–4 Std. |
| Instandhaltung | Handwerker koordinieren, Angebote einholen, Abnahmen | 2–5 Std. |
| Versicherungen | Schäden melden, Policen überwachen | 0–2 Std. |
| Behörden | Grundsteuer, Bauamt, Ämter | 0–1 Std. |
| Leerstandsmanagement | Inserate, Besichtigungen, Bonitätsprüfung | je Leerstand 5–15 Std. |
Kosten: Was kostet eine Hausverwaltung wirklich?
Die Kosten variieren stark je nach Region, Objektgröße und Leistungsumfang:
| Region | Kosten/Einheit/Monat | Jahreskosten bei 5 WE |
|---|---|---|
| Ländlich (z.B. Sachsen, Thüringen) | 15–22 € | 900–1.320 € |
| Mittelstädte (z.B. Erfurt, Bielefeld) | 22–30 € | 1.320–1.800 € |
| Großstädte (z.B. Hamburg, Düsseldorf) | 28–38 € | 1.680–2.280 € |
| München / Frankfurt / Berlin | 35–55 € | 2.100–3.300 € |
Steuerlicher Vorteil: Hausverwaltungskosten sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung vollständig absetzbar. Bei einem Grenzsteuersatz von 40 % kostet eine Verwaltung für 5 Wohnungen (2.000 € p.a.) effektiv nur 1.200 €.
Wann lohnt sich eine Hausverwaltung?
- Ab 3 Wohneinheiten beginnt professionelle Verwaltung wirtschaftlich sinnvoll zu werden
- Ab 5 WE amortisieren sich die Kosten in der Regel durch weniger Leerstand und bessere Handwerkerkonditionen
- Fernvermieter (Wohnort > 50 km): Hausverwaltung fast immer empfehlenswert
- Berufstätige Vollzeit: Zeit ist teurer als die Verwaltungskosten
Hausverwaltung – Leistungen und Kosten 2025
| Leistungsbereich | Enthalten (Pauschale) | Extra-Kosten üblich |
|---|---|---|
| Kaufmännische Verwaltung | Ja – Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung, Mahnung | Sonderauswertungen |
| Technische Verwaltung | Teilweise – Handwerkervermittlung | Bauleitung, Sanierungsprojekte |
| Mietermanagement | Ja – Kommunikation, Kündigung | Neuvermietung (1–2 Monatsmieten) |
| WEG-Verwaltung | Eigentümerversammlung, Protokoll, Beschlusssammlung | Außerordentliche Versammlungen |
| Versicherungsmanagement | Ja – Bestandspflege, Schadenmeldung | Verhandlung neuer Verträge |
| Leerstandsmanagement | Nein | Besichtigungen, Inserate (extra) |
Marktpreise Hausverwaltung 2025
- WEG-Verwaltung: 18–35 € pro Einheit/Monat je nach Größe und Region
- Mietverwaltung: 5–8 % der Nettomiete (mind. 20–30 €/Einheit/Monat)
- Sondereigentumsverwaltung: 25–50 € pro Wohnung/Monat
- Neuvermietung: 1–2 Nettokaltmieten als Honorar (nicht gebunden an Maklercourtage-Regelung)
Rechtlicher Rahmen: WEG-Verwalter nach § 26 WEG wird von der Eigentümerversammlung bestellt und abberufen. Seit 2021 besteht Zertifizierungspflicht für WEG-Verwalter nach § 26a WEG (IHK-geprüft). Mietverwalter unterliegen der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV).
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Häufige Fragen
Ja, vollständig. Hausverwaltungskosten sind Werbungskosten bei der Anlage V und mindern die steuerpflichtigen Mieteinnahmen.
Bei nachgewiesenen Schäden durch schlechte Verwaltung (z. B. verpasste Fristen) haftet die Verwaltung. Kündigung ist bei WEG-Verwaltung mit einfacher Mehrheit, bei Einzelverwaltung nach Vertrag möglich.
Ordentliche Kündigungen sind nur bei berechtigtem Interesse möglich: Eigenbedarf, erhebliche Pflichtverletzung oder wirtschaftliche Verwertung. Mieter ohne Kündigung können praktisch dauerhaft bleiben.
Kleinreparaturen bis ca. 100–150 € können per Mietvertragsklausel auf den Mieter übertragen werden (Gerichtsurteile begrenzen Jahres- und Einzelbetragsgrenze). Größere Reparaturen trägt immer der Vermieter.
Für WEG-Verwaltung zahlen Eigentümer 18–35 € pro Einheit und Monat. Sondereigentumsverwaltung (eigene Wohnung) kostet 25–50 € monatlich extra. Mietverwaltung wird meist als Prozentsatz der Nettomiete berechnet: 5–8 %. Dazu kommen Sonderleistungen wie Neuvermietung (1–2 Monatsmieten).
Pflichtleistungen einer WEG-Verwaltung nach § 27 WEG umfassen: Durchführung der Eigentümerversammlung, Umsetzung der Beschlüsse, Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums, Hausgeldeinforderung und Jahresabrechnung. Alles darüber hinaus (Neuvermietung, Bauleitung) ist extra zu vergüten.